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常见的企业年会突发情况及解决方法

2015-1-27 16:37已阅读2463次

         1.表演什么时候开始?
 
         作为活动策划组织者,一定要提前跟演员沟通清楚.通常音乐表演或者娱乐活动要安排在客人预计到达的时间前至少15分钟开始,这样就不会出现冷场.要向演员强调必须在客人到达之前做好准备.有些演员档期较满则要提前做好安排.
 
         2.如果活动到达高潮,是否需要演艺人员延长演出时间?
 
         如果遇到需要延长时间的情况,活动策划负责人要向演员说清楚.有些地方聚会可以持续到XX点,但要清楚是不是须要得到相关部门的找准.同时活动策划公司要清楚延长演出时间需要支付的费用,必须向乐队讲明在接到通知之前不能折走乐器设备。
 
         3.设备的使用情况如何?
 
         设备是精美的、粗劣的、还是年久未修的?是否符合公司形象?是否存在着这样或那样的问题?是否有不雅的图片或文字?不要到活动当天才猛然发现设备的质量不过关.
 
         4.舞台上是否摆有公司标志的物品?  
 
         活动策划人员应该向经纪人咨询.如果舞台上摆有公司产品,某些明星可能会拒绝登台,因为这样看起来像是在为该产品做代言.因此,必须得到对方的书面同意或者使产品展台与表演的舞台区分开来.
 
         5.是否需要化妆室?
 
         所需要的化妆室数量与大小各是多少?是否有特殊要求,例如镜子、特殊照明、桌椅、衣架、储物间或茶点?如果娱乐节目中有动物表演,那么策划人员要确保活动中客人的安全,还要注意动物的喂养、饮水问题.如果需要的话要增加安保.
 
         6.服装方面有什么要求?
 
          演员应该如何着装,是盛装前来还是来到后再换衣服?如果他们人体彩绘或者化妆面积较大,他们是否需要单独的洗手间?化妆室是否需要采取安保措施?总之,演员的着装和举止方面的要求必须向签约的演员交代清楚.
    
         7.是否有不宜演奏的歌曲?
   
         了解乐队全部歌曲,制订活动中演奏的曲目表,之后再进行核查.要记住,你是顾客而顾客就是上帝,如果对方坚持演奏一些歌词或曲调对于活动不宜的歌曲,可以终止合同.无须去迁就那些自大狂.
    
         8.一旦发生紧急情况,是否联系演员或演员公司与经纪人的固定电话和手机号?
   
          必须知道上述人员的电话,如果在活动当天出现意外,应该知道找谁、去哪里找、如何最快找到.
    
         9.设备什么时候到,安装需要多久时间?
   
         活动策划布展时要了解设备的方式,以便确定是否需要为卸车停车做出特殊的安排.是否聘用了工会工人、支付了工会费用?设备安装是否随时可以进行?由谁来负责安装工作--是乐队、会场、还是我方.安装乐器并进行试音需要多长时间?
    
         在进行场地布置和餐桌摆设之前,乐器设备必须安装到位.设备安装与会场内进行的其它工作如何协调?先后次序如何安排?
    
         10.如何处理嘉宾的要求?
    
         在处理嘉宾的要求时必须考虑到各方面的情况.例如,为了方便嘉宾在招待会上互相结识与交友,活动策划者可以安排了低缓的爵士乐,但是有嘉宾要听别的(如硬派摇滚),那么你希望主持人如何处理?例如,可以告诉嘉宾大会只准备了爵士乐,询问是否有比较喜欢的爵士乐手,改换音乐将会改变整个晚会的基调,之后再想回到原来的预期氛围则并非易事.